The trouble with people is not that they don't know, but that they know so much that ain't so. (J. Billings)

Bedrijven realiseren zich steeds vaker hoe belangrijk het is om "te weten wat ze weten" en daar maximaal gebruik van te maken. Een belangrijke vraag daarbij is: "Hoe krijg je mensen zover dat ze hun informatie met elkaar delen teneinde dit samen om te kunnen zetten in kennis waar het bedrijf voordeel uit kan putten?"

Hoe ontstaat kennis? Wat is kennis? Wat is kennismanagement?

No man's knowledge here can go beyond his experience. (J. Locke)

Kennis wordt wel gedefinieerd als hetgeen men weet, het bewustzijn. We kunnen onderscheid maken tussen passieve en actieve kennis. Dat wat je weet doordat je het hebt bestudeerd of gelezen en dat wat je weet door ervaring en toetsing. Een definitie of verklaring van wat we weten of bewustzijn is niet in een paar simpele woorden te geven. Een gedegen, maar tevens spannende en geestige verhandeling is te vinden in "Het bewustzijn verklaard" door C. Dennett. Dennett vat het bewustzijn op als een zichzelf organiserend stelsel van regels waaraan ons brein is onderworpen. De ontwikkeling van het bewustzijn is een in zijn soort unieke doorbraak in de evolutie en heeft zowel nieuwe mogelijkheden, als problemen met zich meegebracht. Genetisch verworven regelmatigheden veroorzaken een wirwar van informatie, die zich in ons bewustzijn manifesteert als waarnemingen en ideeën. Het is niet de werkelijkheid die we waarnemen, maar een interpretatie daarvan.

Naast actieve en passieve kennis is belangrijk het onderscheid naar inhoud: "we know a subject, or we know where we can find information upon it". En dat laatste is juist hetgeen waaraan structureel meer aandacht besteed moet worden. Kennismanagement is dan ook het organiseren, beheren en beheersen van de kennistoename en -intensiteit van kritische bedrijfsprocessen. Kennismanagement richt zich op het zoeken naar synergetische combinatie van informatie- en gegevensverwerking capaciteiten van informatietechnologie en de creatieve, innovatieve capaciteit van mensen in de organisatie.

Waarom is kennis management belangrijk?

Het meest kritische bezit wat mensen hebben is de kennis tussen de oren. In informatie-technisch opzicht is de kennis tussen de oren erg ontoegankelijk. In sommige gevallen is het al moeilijk het eigen brein te doorgronden, laat staan dat het een ander makkelijker afgaat. Desalniettemin is kennis een belangrijke productiefactor. Succes wordt steeds meer bepaald door het vermogen van een onderneming om zijn intellectuele kapitaal te verzamelen en ergens vast te leggen. Vervolgens is het van belang dat de kennis niet wordt verstopt. Dit is veelal wel het geval. De kennis zit in databases, formulieren, procedures en rapporten die slecht toegankelijk zijn. Daardoor komt het redelijk vaak voor dat een deel van de organisatie werk overdoet, wat een ander deel al heeft uitgevoerd, simpelweg omdat het onmogelijk is om gebruik te maken van en bekend te zijn met de kennis die in andere delen van de organisatie aanwezig is.